Die richtige Praxissoftware wählen: Worauf es 2026 ankommt

Die Praxissoftware ist das Herzstück Ihrer Praxis-IT. Sie verwaltet Patientendaten, steuert die Terminplanung, unterstützt die Dokumentation und wickelt die Abrechnung ab. Eine Fehlentscheidung kann Sie Jahre begleiten – umso wichtiger ist eine gründliche Auswahl.

Warum die Wahl so wichtig ist

Der versteckte Aufwand beim Wechsel

Ein Wechsel der Praxissoftware bedeutet:

• 3-6 Monate Migrationsaufwand
• 10.000-30.000€ Gesamtkosten (inkl. Zeit)
• Wochen eingeschränkter Produktivität
• Risiko von Datenverlust

Deshalb: Lieber einmal richtig entscheiden.

Die langfristige Perspektive

Durchschnittliche Nutzungsdauer einer Praxissoftware: 10-15 Jahre. In dieser Zeit muss sie:

• Mit Ihrer Praxis wachsen
• Neue gesetzliche Anforderungen erfüllen
• Sich an technische Entwicklungen anpassen

Die wichtigsten Auswahlkriterien

1. Funktionsumfang

Must-Have Features

Nice-to-Have Features

• Laboranbindung
• Wartezimmer-Management
• Recall-System
• Statistiken und Auswertungen
• Videosprechstunde-Integration

2. Usability

80% Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie mit der Software. Eine intuitive Bedienung spart jeden Tag Zeit:

Achten Sie auf:

• Klare, übersichtliche Oberfläche
• Wenige Klicks für häufige Aufgaben
• Sinnvolle Tastaturkürzel
• Anpassbare Workflows

Test-Tipp: Führen Sie bei der Demo einen typischen Patientenbesuch durch – von der Anmeldung bis zur Abrechnung.

3. Technische Architektur

Lokal vs. Cloud

Lokale Installation:

• Volle Kontrolle über Daten
• Keine laufenden Gebühren (nach Kauf)
• Eigene Backup-Verantwortung erforderlich
• Hardware-Investition nötig

Cloud-Lösung:

• Immer aktuell
• Von überall zugreifbar
• Automatische Backups
• Monatliche Kosten
• Internetabhängig

Trend 2026: Hybride Lösungen kombinieren lokale Leistung mit Cloud-Vorteilen.

4. Schnittstellen und Integration

Ihre Praxissoftware muss mit anderen Systemen kommunizieren:

Externe Anbindungen:

• KV-Connect / KIM
• eRezept-System
• ePA (elektronische Patientenakte)
• Laborschnittstellen

Webseiten-Integration:

• Online-Terminbuchung
• Patientenportal
• Formulare

5. Support und Service

Fragen Sie nach:

• Erreichbarkeit des Supports (Zeiten, Kanäle)
• Reaktionszeiten bei Problemen
• Schulungsangebote
• Update-Zyklen

Red Flag: Wenn der Support schwer erreichbar ist oder Updates selten kommen, suchen Sie weiter.

6. Zukunftssicherheit

Checken Sie:

• Wie lange existiert der Anbieter?
• Wie viele Praxen nutzen die Software?
• Wie aktiv wird entwickelt?
• Welche Roadmap gibt es?

Risiko minimieren: Etablierte Anbieter mit >1.000 Installationen sind in der Regel zukunftssicher.

Der Auswahlprozess

Phase 1: Anforderungen definieren

Bevor Sie Demos ansehen, definieren Sie:

1. Pflichtfunktionen – Was muss unbedingt dabei sein?
2. Wunschfunktionen – Was wäre schön zu haben?
3. Ausschlusskriterien – Was geht gar nicht?
4. Budget – Einmalig und laufend

Phase 2: Longlist erstellen

Erstellen Sie eine Liste mit 5-8 Kandidaten basierend auf:

• Empfehlungen von Kollegen
• Branchenvergleiche
• Spezialisierung auf Ihre Fachrichtung

Phase 3: Demos und Evaluation

Bei jeder Demo bewerten Sie:

□ Alle Pflichtfunktionen vorhanden?
□ Bedienung intuitiv?
□ Fachrichtungs-spezifische Features?
□ Schnittstellen ausreichend?
□ Support überzeugend?
□ Preis im Budget?

Phase 4: Referenzen einholen

Fragen Sie nach Referenzpraxen und sprechen Sie mit anderen Anwendern:

• Wie zufrieden sind sie?
• Was funktioniert gut, was nicht?
• Wie ist der Support?
• Würden sie sich wieder dafür entscheiden?

Phase 5: Verhandlung und Entscheidung

Verhandlungsspielraum gibt es oft bei:

• Schulungsumfang
• Datenmigration
• Hardware-Paketen
• Zahlungsmodalitäten

Häufige Fehler vermeiden

Nur auf den Preis schauen

Die günstigste Lösung kostet oft am meisten – durch verlorene Zeit, fehlende Features oder mangelhaften Support.

Keine ausreichende Demo

30-Minuten-Präsentation reicht nicht. Fordern Sie mindestens 2 Stunden und testen Sie echte Workflows.

Die IT-Infrastruktur vergessen

Manche Software erfordert bestimmte Hardware oder Betriebssysteme. Klären Sie das vorher.

Mitarbeiter nicht einbeziehen

Ihre MFA arbeiten täglich mit der Software. Binden Sie sie in die Entscheidung ein.

Checkliste: Entscheidungshilfe

Muss die Software können:

• Patientenstammdaten verwalten
• Termine planen und verwalten
• Behandlungen dokumentieren
• Rezepte und AU erstellen
• Kassen- und Privatrechnung
• Mit KV-System kommunizieren

Sollte die Software können:

• Online-Terminbuchung anbinden
• Labor-Schnittstelle
• Recall-Funktion
• Statistiken erstellen

Anbieter-Check:

• >5 Jahre am Markt
• >500 aktive Installationen
• Support gut erreichbar
• Regelmäßige Updates
• Positive Referenzen

Fazit

Die Auswahl der Praxissoftware ist eine der wichtigsten IT-Entscheidungen für Ihre Praxis. Nehmen Sie sich die Zeit für einen gründlichen Vergleich – die Investition zahlt sich über Jahre aus.

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